Как ИИ-помощник получает персональные данные из документов и где они хранятся

Помощник получает данные только там, куда его пустила компания: из CRM (программы учёта клиентов), почты и документов - по доступам, которые Вы выдаёте и можете отозвать в любой день, - и из поручений, которые ему дают сотрудники. Хранит данные программа, которую мы ставим: она стоит на сервере в России и работает без ИИ. За рубеж данные могут уйти только через ИИ-помощника и другие подключённые зарубежные сервисы - модели ИИ, мессенджер: в модель уходит текст поручения и то, что нужно для ответа на него, в том числе персональные данные, если они там есть. Закон это допускает, если соблюдён закон о персональных данных: до начала передачи за рубеж компания как оператор уведомляет Роскомнадзор (ч. 3 ст. 12 закона № 152-ФЗ «О персональных данных») и имеет законное основание - например, согласие людей, где оно нужно; Роскомнадзор вправе такую передачу ограничить.

В модель уходит текст поручения и то, что нужно для ответа на него: например, текст письма или документа, который помощник разбирает. Если там есть персональные данные, уходят и они.

На форуме бухгалтеров и кадровиков под рассказом о программе, которая переносит данные из анкет и паспортов в цифровой вид, спросили: «Каким образом ваш ИИ будет брать персональные данные из документов и где хранить?» Ниже - как это устроено у ИИ-помощников, которых настраиваем мы.

Откуда помощник берёт данные?

Из трёх мест, и все три задаёте Вы.

Доступы.

Помощник работает с CRM, почтой и документами по доступам, которые Вы выдаёте и можете отозвать в любой день. К чему доступа нет, с тем помощник не работает.

Поручения.

Сотрудник пишет или говорит помощнику в Telegram, что сделать. Всё, что есть в поручении, помощник получает - в том числе имя или номер паспорта, если их туда написали.

Задача.

Что ещё попадает к помощнику, зависит от задачи, которую Вы ему поручили: если он разбирает звонки - записи разговоров, если принимает заявки - текст заявки.

Документы - договор, смету, акт - собирает не помощник, а программа: она подставляет в Ваш шаблон данные, которые уже есть в CRM. Если в CRM их нет, Вы называете их помощнику словами - и тогда они проходят через помощника.

Где хранятся данные?

В программе, которую мы ставим. Она стоит на сервере в России и работает без ИИ: хранит данные и собирает документы.

Что и когда может уйти за рубеж?

Только то, что проходит через ИИ-помощника и другие подключённые зарубежные сервисы - модели ИИ, мессенджер. Сам помощник работает на моделях зарубежных разработчиков - Anthropic и Google, а сотрудники пишут ему в Telegram - это тоже зарубежный сервис. В модель уходит текст поручения и то, что нужно для ответа на него: например, текст письма или документа, который помощник разбирает. Если там есть персональные данные, уходят и они.

Когда - не раньше, чем компания подключит помощника. А уведомить Роскомнадзор закон требует до начала передачи - об этом ниже.

Что для этого нужно по закону?

Закон о персональных данных передачу за рубеж допускает, но с условиями. Главное своими словами:

Уведомить Роскомнадзор до начала передачи. Это обязанность компании как оператора, и уведомление о передаче за рубеж подают отдельно от уведомления об обработке данных (ч. 3 ст. 12). В нём, среди прочего, указывают, какие данные передаются и в какие страны (ч. 4 ст. 12).
Заранее узнать, кому уходят данные. До уведомления компания должна получить от зарубежного получателя сведения о том, как он защищает данные и на каких условиях прекращает их обработку, и его контакты (ч. 5 ст. 12).
Иметь законное основание. Закон перечисляет, на каких основаниях вообще можно обрабатывать данные людей; одно из них - согласие человека (ч. 1 ст. 6).

Роскомнадзор вправе такую передачу запретить или ограничить (ч. 7, 8 и 12 ст. 12). Здесь закон пересказан коротко - как он ложится на Вашу компанию, лучше проверить с Вашим юристом.

Что решает компания, а что делаем мы?

Решает компания: какие сервисы подключать и что через них пропускать. Уведомление в Роскомнадзор подаёт тоже она. Нужны только российские сервисы - так и запишем в договоре. Что написать в поручении, решает сотрудник: помощник получает то, что ему написали, и то, к чему ему дали доступ.

Делаем мы: до подключения называем каждый сервис и страну, даём сведения для уведомления и отвечаем перед Вами за сохранность данных у нас.

Как это выглядит на деле?

Условный пример. В небольшой бухгалтерской фирме решили начать с договоров на услуги. Договор собирает программа на сервере в России: берёт из карточки клиента в CRM имя, реквизиты и сумму и подставляет в шаблон фирмы. Если данных в карточке нет, бухгалтер называет их помощнику словами - и тогда они проходят через помощника. Поэтому фирма заранее решает, какие сервисы подключать и что через них пропускать, и это записывают в договоре.

Вопрос сотрудника по регламенту - например, как оформить отпуск, - можно задать без персональных данных: помощник отвечает по базе знаний фирмы и показывает, из какого документа ответ.

А если Ваша задача - переносить данные из анкет и сканов, как в вопросе с форума, подойдёт ли для неё помощник и как тогда пойдут данные, покажет разбор.

С чего начать и сколько это стоит?

С одной задачи, которая отнимает больше всего времени, и с вопроса, какие данные в ней есть.

Выбрать задачу помогает разбор - бесплатно, 30-60 минут.
Пробный запуск на одной задаче - от 100 000 ₽, до 30 дней.
Поддержка - от 15 000 ₽ в месяц.

Цена зависит от масштаба компании и сложности задачи, точную называем после разбора.

Каких ошибок избежать?

Считать, что помощник там же, где программа. Программа, которая хранит данные, - на сервере в России. Помощник работает на зарубежных моделях, и то, что через него проходит, может уйти за рубеж.

Начинать передачу до уведомления. Уведомить Роскомнадзор нужно до начала передачи, а не после (ч. 3 ст. 12). Можно ли начинать сразу после уведомления, проверьте с юристом.

Выдавать доступ шире задачи. Доступы выдаёте Вы - выдавайте те, что нужны для выбранной задачи. Отозвать доступ можно в любой день.

Писать в поручении лишнее. Если для дела номер паспорта не нужен, не пишите его помощнику.

Что сделать сейчас

Запишитесь на бесплатный разбор на сайте byeroutine.com. За 30-60 минут посмотрим, что из Вашей рутины можно поручить помощнику, какие данные при этом пойдут через него и сколько это будет стоить.